Archivo universitario de la Universidad de Alcalá (Madrid)

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SEMANA INTERNACIONAL DE LOS ARCHIVOS

(del 3 al 9 de junio de 2024)

Archivo de la Universidad de Alcalá

Presentación

El comienzo del Archivo se remonta al nacimiento de la propia Universidad de Alcalá, antigua Universidad Complutense, cuya historia puede resumirse en unas pocas fechas:

  • 1293 Creación en Alcalá de los Estudios Generales de Sancho IV
  • 1499 Fundación de la Universidad Complutense por el Cardenal Francisco Jiménez de Cisneros
  • 1836 Cierre y traslado a la Universidad Central de Madrid
  • 1975 Creación del Campus Alcalá de la Universidad Complutense de Madrid
  • 1977 Real Decreto 1502/1977, de 10 de junio, de creación de una Universidad de Madrid en Alcalá, futura Universidad de Alcalá
  • 1998 La ciudad y la Universidad de Alcalá son declaradas Patrimonio de la Humanidad por la Unesco

El actual Archivo de la UAH (AUAH) es heredero del Archivo de la universidad fundada por Cisneros, pero su patrimonio documental fue llevado a Madrid en 1836, y está en el Archivo Histórico Nacional.

Las funciones básicas del AUAH están recogidas en los Estatutos de la Universidad de Alcalá   , Art. 219 “El Archivo Universitario es un servicio universitario que integra todos los documentos de cualquier naturaleza, época y soporte material, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por la Universidad [… y] tiene como misión custodiar su patrimonio documental en el marco de un sistema de gestión único”

Este artículo está desarrollado por el Reglamento del Archivo Universitario   , donde se establece su dependencia orgánica de la Secretaría General y atribuye a la Dirección del Archivo la organización y coordinación el sistema de archivos formado por los archivos de oficina, intermedio e histórico.

 El AUAH gestiona también los macroprocesos de Registro y Convenios.

  

Normativa de transferencias de documentación al Archivo de la Universidad de Alcalá:

Las distintas unidades y órganos de la universidad remitirán al Archivo únicamente la documentación tramitada y que forme un expediente cerrado, transcurrido un plazo de cinco años.

Pasos para realizar una transferencia:

  1. Ordenar y seleccionar la documentación a remitir, meterla en carpetillas de archivo    (encargar a la Imprenta, cód. de producto 1014-1015), y éstas a su vez en cajas de archivo definitivo numeradas a lápiz, correspondiendo la numeración con la indicada en la hoja de transferencia. Deben eliminarse documentos duplicados, postit, folletos, fotocopias inútiles, elementos plásticos o metálicos (clips, fundas, separadores, etc.).
  2. Cumplimentar la Hoja de transferencia   , imprimirla para adjuntar en la Caja 1 de la transferencia, además de enviarla por correo electrónico a .
  3. Enviar las cajas:
    • Hasta 10 cajas por correo interno
    • Más de 10 cajas: por la empresa de mudanzas
  4. Documentación a intercalar: exclusivamente para expedientes que ya están en el Archivo, deberá tener la localización correspondiente del expediente al que se va a incorporar, es decir su número de caja y carpeta (xxxxx/xx), que aparece en la hoja de transferencia firmada. Si la documentación estuviera pendiente de describir, se indicará la fecha del envío de dicha transferencia y todos los datos posibles. Si existiera más de un documento relativo al mismo expediente, se deberán agrupar en carpetillas e identificarlo correctamente. El Archivo Universitario no asume la intercalación de documentos en expedientes que están en la unidad productora o son enviados en la misma transferencia.
  5. Firma de la hoja de transferencias: cuando el Archivo termina el proceso de descripción e instalación enviará el documento PDF al responsable por Portafirmas corporativo. Si no tiene el certificado digital o acceso al Portafirmas, se puede imprimir la última hoja con pie de firma, pone firma manuscrita, escanearla y la envía por correo electrónico a ; el AU firmará con certificado y la devolverá al responsable del servicio.
  6. Tanto el AU como el servicio productor archivarán la hoja de transferencia definitiva en una carpeta/directorio compartida del propio servicio, con sus correspondientes certificados y CSV. La firma manual o electrónica sólo deberá hacerse cuando ya la hoja está cumplimentada completamente por las dos partes: servicio productor/Archivo.

No se admitirán envíos de documentación al Archivo sin aviso previo o sin la Hoja de transferencia correspondiente.

 Más información: Manual de procedimientos del AUAH

  

¿Qué hay en el Archivo de la Universidad de Alcalá?

El Archivo Universitario (AUAH) custodia el patrimonio documental de la Universidad. Su misión es reunir, organizar y difundir la documentación generada por la misma en el desarrollo de sus funciones de docencia, estudio e investigación. Tiene también varios fondos pertenecientes a instituciones que se integraron en la misma, como la Escuela Normal de Magisterio de Guadalajara, la Escuela de Profesorado de E.G.B. Sagrada Familia de Sigüenza, la Universidad Laboral de Alcalá y la Escuela de Enfermería del INSALUD de Guadalajara, así como algunos documentos históricos y el legado del arquitecto Manuel Barbero.

  

El Archivo Universitario presta los siguientes servicios:

  • Préstamo: la documentación sólo se presta a los responsables y gestores de cada unidad administrativa. La solicitud  debe rellenarse on-line, y la duración es de un mes renovable.
  • Consulta en sala: la documentación solo podrá ser consultada en el Archivo por los miembros de la Universidad, con las limitaciones citadas. En casos concretos, y con autorización    de la Secretaría General, personas externas a la comunidad universitaria podrán consultar la documentación con fines educativos y de investigación, siempre y cuando hayan transcurrido los plazos de vigencia administrativa y de protección de datos de carácter personal.
  • Transferencias: los envíos de documentación de los diferentes órganos y unidades de la universidad deben realizarse según la Normativa de transferencias. 
  • Mantenimiento y administración de bases de datos de:
  • Formación de usuarios.
  • Visitas guiadas: pueden concertarse en el correo archivo@uah.es.
  • Información sobre el patrimonio documental de la UAH.
  • Biblioteca auxiliar.
  • Reprografía: reproducción en papel o formatos digitales de los documentos custodiados en el Archivo.

Coste: 

Precio por unidadComunidad universitariaUsuarios externos
Fotocopias 0,1 0,2
Escáner A4 0,15 0,25
Escáner planos 2 3
Imagen digital 0,5 1
Imagen digital certificada 2,5 3,5
CD 1 2
DVD 2 3

Precios en euros excluido el IVA del 21% (BOE nº 102 de viernes 29 de abril de 2011).

 

Más información: Carta de servicios del AUAH   

  

Archivo Universitario

Aulario María de Guzmán (antigua Facultad de Documentación). C/ San Cirilo, s/n. Planta sótano. 28804 Alcalá de Henares (Madrid)

Teléfono:918855002| Fax:918852413

Correo electrónico:  archivo@uah.es;

Horario de atención

9:00-14:00 h. de lunes a viernes. Cerrado: Sábados, domingos, días festivos y los cierres patronales de agosto, Navidad y Semana Santa.

El Archivo Universitario es miembro de:

 

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