Procesos Administrativos y Administración Electrónica

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RESPONSABLE

Jefa de Servicio

Ana Naseiro Ramudo 


PROCESOS

  • Análisis de los procedimientos administrativos de gestión universitaria susceptibles de digitalizacion y rediseño de dichos procedimientos administrativos para su implementación sobre la plataforma de Administración Electrónica.
  • Gestión de la relación con los Servicios Comunes que presta la Administración General del Estado con la implementación de la Administración Electrónica.
  • Coordinación en la elaboración de propuesta de políticas, normas y directrices relacionadas con los procedimientos administrativos electrónicos, el expediente electrónico y la tramitación electrónica en general, así como de la supervisión en la implantación y ejecución de las mismas.
  • Participación en la Comisión de Administración Electrónica y Seguridad de la UAH
  • Cooperación con el Registro General para la integración de herramientas de Administración Electrónica y con el Archivo para la elaboración de propuestas de políticas y directrices de gestión del documento y del expediente electrónico.

 

  

Port@firmas

Es un software disponible para PAS y PDI de la UAH, basado en un servicio Web, en la que el usuario puede acceder a los documentos para firmar electrónicamente.

Aglutina todas las solicitudes de firma en una misma ubicación, de manera que no es necesario acceder a cada servicio de firma digital, al conectar con el resto de plataforma de la UAH. 

Para poder utilizar este servicio, los empleados de la UAH deberán de contar con un certificado electrónico de empleado público emitido por la FMNT. En caso de cambiar de empleo dentro de la UAH, también deberá de comunicarse el cambio, para emitir un nuevo certificado. Las solicitudes para su obtención se dirigirá al correo electrónico: firma.electronico@uah.es

Los requisitos técnicos para su uso son: 

 

FIRMA DE ACTAS ACADÉMICAS

Las incidencias habituales a la hora de la firma de actas académicas relacionadas con el portafirmas suelen ser:

- No tener instalado el certificado electrónico o no tenerlo en vigor, compruebe antes de iniciar el periodo de firma de actas su disponibilidad, si no tiene en vigor o está caducado ponerse en contacto con:

firma.electronica@uah.es

- No tener instalado el autofirma o no tenerlo actualizado en la última versión, deberá de renovarse periódicamente, normalmente anualmente, si no tiene la última versión, puede descargarlo dependiendo de su sistema operativo en: 

Portal Firma - Descargas (firmaelectronica.gob.es)

- Acceso al portafirmas:

  • Si se accede fuera de la UAH, es decir, desde un ordenador que no está conectado a la red de la UAH, hay que conectarse a la VPN, para descargar la VPN de la UAH:  Wifi y VPN (uah.es)
  • Si se accede por la UAH, desde un ordenador que está conectado a la red, NO HAY QUE DESCARGAR NINGÚN PROGRAMA, solo acceder a la URL, lo más sencillo es ir a mi portal en la página web UAH, ir a herramientas de gestión, y ahí pinchar en portafirmas.

En caso de que las incidencias sean de otras características:

- Problemas para la descarga o instalación de programas por no tener permisos suficientes acudir a CAU 

- Problemas porque no aparece el acta académica en el portafirmas, preguntar en Secretaria de Alumnos.

 

  

CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS DE LA UAH

Solicitud de certificado electrónico de persona física

El Certificado digital FNMT de Persona Física es la certificación electrónica expedida por la FNMT-RCM que vincula al suscritor con unos datos de verificación de firma y confirma su identidad. Este certificado, también conocido como Certificado de Ciudadano o Usario, es un documento digital que contiene datos identificativos.

Este certificado es aconsejable que lo solicite cualquier miembros de la comunidad universitaria, también lo deben de solicitar aquellos miembros que tengan acceso al certificado de empleado público, porque su uso es para cuestiones de tipo personal. El único requisito es ser mayor de edad o menor emancipado que esté en posesión de su DNI o NIE. Así pues, los alumnos para poder usar las herramientas de sede electrónica, que les permitirán presentar escritos, comunicaciones, solicitudes o alegaciones antes la Universidad u otras administraciones, deberán de solicitar dichos certificado.

Para facilitar su obtención la UAH pone a disposición de la comunidad universitaria de la UAH el Centro de Información donde se deberá de solicitar cita previa. 

Ventajas del certificado:

  • Identificación con seguridad en el uso de recursos en Internet a disposición de los ciudadanos como son las sedes electrónicas
  • pagos de impuestos y tasas públicas
  • Presentación de recursos y reclamaciones
  • Modificación o cumplemetanción de datos de censo de población, vivienda,...
  • Consulta e inscripción en el padrón municipal
  • Consulta de multas de circulación, carné de conducir, y otros documentos de la DGT
  • Consulta y trámites para la solicitud de subvenciones, becas y ayudas
  • Consulta de asignación de colegios electorales
  • Acceso a comunicaciones y notificaciones de actos administrativos. 
  • Firma electrónica de documentos privados y públicos oficiales
  • Evita desplazamientos porque permite la realización de múltiples trámites por internet, sin tener que acudir a las oficinas de registro.

Solictud del certificado de empleado público 

El certificado de empleado público se expide a funcionarios, personal laboral, estatuario y personal autorizados, al servicio de las Administraciones Públicas, en el ejercicio de sus funciones para dicha administración pública.

Estos certificados son cualificados conforme al Reglamento (UE) Nº 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

Todos los empleados de la UAH, deberán de poseer un certificado de empleado público para poder emplear las herramientas de la administración electrónica. Para ello deberá de realizar una solicitud a: firma.electronica@uah.es  

Una vez obtenida, la autorización de la Universidad para obtener dicho certificado ser les enviarán instrucciones para su obtención.

 

Solicitud de certificado de persona física para personas extranjeras o estantes en el extranjero

Puede obtener el certificado electrónico de ciudadano cualquier ciudadano español o extranjero, mayor de edad o menor emancipado que esté en posesión de su DNI o NIE, podrá solicitar y obtener su certificado digital de forma gratuita para firmar y acreditar su identidad de forma segura en Internet.

La FMNT permite la obtención del certificado con vídeo identificación siguiendo los siguientes pasos:

  1. Configuración previa. Para solicitar el certificado es necesario instalar el software que se indica en este apartado.
  2. Solicitud vía internet de su Certificado. Al finalizar el proceso de solicitud, usted recibirá en su cuenta de correo electrónico un Código de Solicitud que le será requerido en el momento de acreditar su identidad y posteriormente a la hora de descargar su certificado.
  3. Acreditación de la identidad con Vídeo Identificación. Una vez completada la fase anterior y esté en posesión de su Código de Solicitud, para continuar con el proceso deberá de escanear con su teléfono móvil el QR que aparece en pantalla. En un máximo de 2 días hábiles, su vídeo identificación será atendida y recibirá un correo de aviso aprobando o rechazando la misma.

    NOTA: Este servicio de vídeo identificación tiene un coste de 2,99 euros + impuestos. El certificado no tiene coste. Recuerde que, si va a utilizar su certificado de ciudadano para obtener de forma online un certificado de Representación deberá elegir la opción de acreditación presencial.

  4. Descarga de su Certificado de Usuario. En caso de aprobarse su vídeo identificación y haciendo uso de su Código de Solicitud, podrá descargar e instalar su certificado y realizar una copia de seguridad (RECOMENDADO).
  

PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

PRESENTAR UNA SOLICITUD EN SEDE ELECTRÓNICA DE LA UAH

 

 

A la hora de presentar correctamente una solicitud en la sede electrónica de la Universidad de Alcalá es muy importante que se selecciones bien el procedimiento entre los procedimientos que contiene el catálogo de trámites de la sede electrónica.

SÓLO EN EL CASO DE NO EXISTIR UN PROCEDIMIENTO EN EL CATÁLOGO DE TRÁMITES DEBERÁ DE ACUDIR AL PROCEDIMIENTO SOLICITUD GENÉRICA O REGISTRO GENERAL DE LA SEDE.

En estos momentos están habilitados los siguientes procedimiento en el catálogo de trámites de la sede electrónica de la UAH:

Para poder acceder a ellos, es necesaria la obtención del certificado electrónico o acceso corporativo, dichos trámites están disponibles tanto para la comunidad universitaria (profesores, alumnos, PAS, investigadores), como no universtiaria que disponga de certificado electrónico para la realización de tramitaciones de la UAH.

Ventajas que ofrecen la sedes electrónicas para los solicitantes:

  • Presentación de solicitudes sin tener que acudir presencialmente a la oficina de registro
  • Acceso a los documentos que se generen en el expediente administrativo incluidos los documentos registrales desde el momento del registro a través del área personal o carpeta ciudadana
  • Seguimiento del estado de tramitación de los expedientes. 
  • Posibilidad de recibir notificaciones electrónica, relativas a la tramitación o subsanación de procedimientos incluidos en el catálogo de procedimientos en el área personal o carpeta ciudadana.

¿Cómo hacer un registro en sede electrónica de la UAH? (Video explicativo)

NORMATIVA Y PROTOCOLOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE LA UAH

Protocolos del Servicio de Administración Electrónica

CARGOS Y PUESTOS EN EL PORTAFIRMAS

En el portafirmas de la Universidad se venían incluyendo el cargo o puesto de trabajo que figura en el certificado emitido por la FMNT, para que aparezce en el apartado "firmado por" de la información que se incluye en los documentos al firmarlos.

A finales del mes de mayo se quitó y ya no está disponible esta funcionalidad en el portafirmas. Se ha informado de este cambi oa través del "Comunic@".

Para incluir, el puesto o cargo del firmante debe de realizarse en la antefirma o posfirma del documento que se añada a la hora de su confección.

EJEMPLO

[Firmado electrónicamente]

Por: xxxx (Nombre completo)

Cargo/Puesto: xxxxx (Cargo con el que firma el documento concreto)

TRAMITACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Las guías de tramitación disponibles para los gestores de procedimientos de la UAH se pueden consultar en las siguientes URL:

  

Servicio de Procesos Administrativos y Administración Electrónica

Plaza San Diego s/n 28801 ALCALÁ DE HENARES (Madrid)

Teléfono:91 885 2526

Correos:

Petición de certificado electrónico de empleado público: firma.electronica@uah.es

Correo sólo para Descargas de Notificaciones en otras Sedes y Registro de Documentos en otras sedes electrónicas : admin.electronica@uah.es

Incidencias/Consultas/Alta y Bajas en DIR3, Catálogo SIA, Certificado electrónica, Firma electrónica, Escritorio de Tramitación, Portafirmas, Sede Electrónica:  Administracion Electronica - Jira Service Management (atlassian.net)