Como hemos comentado en el punto anterior un proyecto se ejecuta para conseguir un objetivo muy concreto y que justifica los esfuerzos que el proyecto requiere, por lo tanto, y en perfecta alineación con todo lo anteriormente dicho, los objetivos de este programa en dirección de proyectos deben cumplir todos los objetivos que hemos marcado en el punto anterior y así justificar todos los esfuerzos que el alumno invertirá en la realización de este programa.
Los principales objetivos de este programa son:
1º Objetivo:
Dotar al participante de una visión profesional del proyecto, tanto del proyecto en sí mismo y de su ciclo de vida particular, como su integración con la estrategia de la organización que decide ejecutar ese proyecto.
Esto se sustancia cuando el alumno pasa de un concepto abstracto, poco tangible de la dirección de proyectos, a una visión del proyecto profesional, a la perfecta comprensión del ciclo de vida del proyecto. Como consecuencia el participante pasa del amateurismo y de las buenas intenciones a la hora de afrontar sus proyectos a una visión de los proyectos auténticamente profesional y basada en proyectos reales. Asimilaremos qué es y en qué consiste un proyecto dirigido de manera profesional, identificando su figura, sus claves desde su origen hasta que se consigue entregar al cliente del proyecto el resultado que el proyecto persigue, porque cuando se ha entendido la globalidad del proyecto, cuando analizamos el proyecto a vista de pájaro, entendiéndolo desde su origen hasta su finalización es cuando se consigue dotar al participante en este programa en dirección de proyectos de la seguridad y de la confianza necesaria para estar en condiciones de afrontar con garantías de éxito el objetivo número 2.
2º Objetivo:
- Comprender el proyecto desglosándolo en sus cinco grupos de procesos según dictan las metodologías tradicionales en dirección de proyectos y, específicamente, el mandato del Pmbok (49 procesos que se agrupan en 5 grupos) y su certificación PMI.
- Estos 5 grupos de procesos sobre lo que se agrupan los 49 procesos son: el inicio del proyecto, la planificación del proyecto, la ejecución del proyecto, el seguimiento y control del proyecto y, por último, el cierre del proyecto.
Una vez entendida la importancia de ejecutar estos grupos de procesos en el proyecto pasaremos a analizar la conveniencia de ejecutarla estos 5 grupos de procesos sobre la globalidad del proyecto o, por el contrario, la conveniencia de dividir el proyecto en varias fases para que cada fase entregue a la siguiente su resultado y ejecutar estos grupos de procesos en casa una de ella.
3º Objetivo:
Una vez que hayamos superado el objetivo número 1 y hemos conseguido que el alumno tenga una perfecta visión global de lo que es un proyecto y su ciclo de vida y, después, hayamos superado el objetivo 2 donde hemos desglosado el proyecto en los cinco grupos de procesos que promulgan las metodologías tradicionales, pasamos ahora en el objetivo 3 a analizar cada una de esas cinco grupos de procesos uno a uno con todo detalle y poniendo en práctica como, con su ejecución sistemática, se logra cerrar el proyecto a plena satisfacción.
Por lo tanto, vamos a desglosar cada grupo de procesos de manera independiente, recordad que podemos ejecutarlos solo una vez si el proyecto no tiene fases o una vez por cada fase si hemos dividido el proyecto. Si el proyecto no tiene fases el grupo de procesos de cierre entregará el resultado final del proyecto y, si tiene fases, el cierre de cada fase entregará el resultado a la siguiente, siendo el grupo de procesos de cierre de la última fase el que entregará el resultado final del proyecto.
- Inicio del proyecto o fase: en este inicio nos ponemos de acuerdo en lo que vamos a conseguir con la puesta en marcha del proyecto o de la fase. Es muy sensato comenzar así, si no estamos de acuerdo en lo que vamos a conseguir con el proyecto, no tiene sentido que lo iniciemos.
- Planificación del proyecto o de la fase: una vez que sabemos que queremos conseguir con el proyecto o con la fase, lo que hacemos es planificar todo lo que tenemos que hacer para conseguir ese objetivo concreto, vamos a necesitar materiales, vamos a necesitar personas, vamos a necesitar recursos económicos, en fin, vamos a planificar todo lo necesario para hacerlo y, claro está, esa planificación se traducirá en trabajos que tenemos que realizar y cuya unión comprenderá la consecución del objetivo trazado.
- Ejecución del proyecto o de la fase: una vez que tenemos todo planificado es evidente que no tenemos que ejecutar lo planificado en el plano de lo real, no tiene sentido que planifiquemos nada que luego no ejecutemos, y, desde luego, en un proyecto profesional nunca, bajo ninguna circunstancia, se ejecuta nada que no haya sido antes debidamente planificado.
- Seguimiento y control del proyecto o de la fase: lo planificado se hace en el mundo ideal pero luego cuando eso que hemos planificado lo ejecutamos en el mundo real surgen las dificultades, los imprevistos los cambios, toda una serie de cosas que traen la realidad, en ejecución eel proyecto cobra vida y todo lo que tiene vida tiene cambios, por lo tanto, en esta fase de seguimiento y monitoreo lo que hacemos es comprobar las desviaciones entre lo que habíamos planificado y lo que estamos realmente ejecutando para que, en caso de ser necesario, introducir los mecanismos que se consideren oportunos para reconducir el proyecto a su estado previsto en la planificación. También incluiremos en este grupo de procesos aquellos cambios que hayan sido debidamente aprobados para integrarlos adecuadamente en el proyecto y realizar los cambios y modificaciones
- El cierre del proyecto de la fase: cuando una fase concluye pasa el resultado a la fase posterior que lo recibe trabaja con él y lo pasa a la fase siguiente, así hasta llegar a la última fase que entregue al cliente el resultado del proyecto por eso decíamos antes que en cada fase se ejecutan los cinco grupos de procesos, caso de que el proyecto esté compuesto de solamente una fase, los cinco grupos de procesos se ejecutan solamente una vez.
4º Objetivo:
El objetivo 3 nos centra perfectamente en el desarrollo de proyectos predictivos, aquellos proyectos cuyo objetivo está bien identificado, es decir, con bajos niveles de incertidumbre y con un nivel de cambios tolerable, sin embargo hay otros proyectos donde el cambio es la constante, por lo tanto, en estos proyectos es muy complejo identificar el objetivo del proyecto al principio, son proyectos que según vamos avanzando los objetivos cambian, cambian los requerimientos del cliente, cambian las circunstancias, en fin cambian en una serie de cosas que hacen que el alcance del proyecto, aquello que queremos conseguir con la ejecución del proyecto no sea fácilmente identificable a principio.
En estos casos parece que no es sensato hacer una gran planificación y, posteriormente, ejecutar todo lo planificado, como hemos aprendido a hacer antes porque somos muy conscientes de que lo planificado no es exacto y que va a ser cambiante, por lo tanto, debemos pensar que la estructura de planificación y ejecución planteada en el objetivo anterior no parece aplicable a este tipo de proyectos.
Para este tipo de proyectos utilizaremos las metodologías ágiles. Cuando desarrollamos un proyecto con metodologías ágiles lo que hacemos es crear un producto mínimo viable, es decir, aquel producto mínimo, que aunque incompleto, estamos seguro que nuestro cliente desea obtener y, posteriormente, a través de entregas incrementales vamos añadiendo funcionalidades a ese producto mínimo, las pasamos a la verificación del clientey si nos lo verifica trabajamos sobre otra entrega incremental y así hasta alcanzar el entregable final. Como vemos vamos construyendo el proyecto poco a poco, no como antes hacíamos que planificábamos todo y ejecutábamos todo, aquí no, aquí estamos en un bucle de planificación - ejecución que se repite tantas veces como sean necesarias hasta conseguir el alcance final del proyecto
5º Objetivo:
Con los 4 objetivos anteriores formamos a directores de proyectos cualificados y capaces de dirigir tanto proyectos con metodologías tradicionales como proyectos con metodologías ágiles, sin embargo, hay una serie de cosas que rodean al proyecto y que son tan importantes como la dirección del proyecto en sí mismo.
En un proyecto tenemos que negociar porque tenemos un cliente y tenemos proveedores, tenemos que saber vender, tenemos que saber comprar porque nuestro proyecto necesitará de cosas que tendremos que comprar, debemos saber gestionar equipos de trabajo porque gestionaremos un equipo de proyecto, deberemos saber comunicar porque en el proyecto estamos continuamente comunicando, deberemos ser empáticos y residentes para saber ponernos en el lugar de los demás y saber encajar las dificultades que el proyecto acarrea, en definitiva, debemos estar dotados de un conjunto de habilidades y competencias sin las cuales nuestra labor de director de proyectos nunca será eficiente,
Con este cuarto objetivo del Master dotamos al participante del programa en dirección de proyectos del conocimiento necesario para que pueda desarrollar estas competencias promulgadas por IPMA se agrupan en tres grandes bloques; competencias técnicas, competencias de comportamiento y competencias contextuales que trabajaremos en este 5º objetivo.
6º Objetivo:
Como último objetivo, y sin embargo el más importante, a través del trabajo final del programa en dirección de proyectos, consistente en la realización de un proyecto logramos poner sobre el plano de lo real todos los conocimientos adquiridos a través de los 5 objetivos anteriores.
Este objetivo unifica todos los objetivos anteriores, de esta manera teoría y práctica se fusionan en un todo indisoluble y configuran un cuerpo de conocimiento práctico y real que el participante podrá trasladar de manera paralela al estudio de este programa en dirección de proyectos a su día a día profesional. Este programa funciona así porque la dirección de proyectos es así, es el conocimiento puesto al servicio de los resultados, sin conocimiento no pueda ver resultados, pero el conocimiento teórico aislado e independiente, si no se sabe aplicar en un proyecto real, no sirve para nada. Recordamos, solo una formación que propicie un cambio es trascendente, solo esa formación tienen valor.